Menschen sind unterschiedlich – es gibt diejenigen, die immer alles aufschreiben, dann die, die nur manchmal ihr „kleines schwarzes Büchlein“ rausholen, andere tippen öfter oder weniger oft etwas ins Handy, und wieder andere haben einfach nur ein Zettel-/Datei-/URL-Favoriten-Chaos. Zu welchem Typ gehören Sie? Und sind Sie zufrieden mit der Art, wie Sie Informationen aufnehmen und später wiederfinden bzw. weiterverarbeiten?
In diesem und dem nächsten Blog-Artikel gehe ich auf verschiedene Aspekte ein, die Ihnen helfen, Ihre Notiz- und Aufschreibgewohnheiten auf den Prüfstand zu stellen und Ihnen Gedankenimpulse zu bieten. Hier möchte ich einfach mal Grundsätzliches zu Notizen zusammenstellen.
Echter Stift oder alles im PC/Handy?
| Art | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Digital | • Einfache (weil auch nachträgliche) Strukturierung
• Einfache Durchsuchbarkeit • Möglichkeit zur Synchronisation über verschiedene Geräte • Integration mit anderen digitalen Tools |
• Abhängigkeit von Technologie
• Ablenkung durch Benachrichtigungen • App zu, Info aus den Augen, aus dem Sinn |
| Analog | • Physische Interaktion mit Papier, die das Gedächtnis und die Kreativität fördern kann | • Begrenzte Durchsuchbarkeit
• Ggf. viele Einzelblätter oder wenn im Notizbuch: Notizen zum gleichen Thema nicht „zusammen“ • Notizbuch immer dabei haben |
Aber so schwarz-weiß ist das nicht. Selbst die eingefleischtesten „Papier-Menschen“ schreiben sich auch digital etwas auf (URL-Favoriten, Termine im Kalender, Tools, die in der Arbeit vorgegeben werden…) und umgekehrt. Ich habe noch niemanden kennengelernt, der absolut papierlos arbeitet. Und genau an dieser Schnittstelle beginnt oft das Chaos: Wo habe ich das jetzt hingeschrieben?
Daher macht es Sinn, die eigenen Gewohnheiten immer wieder mal zu prüfen und hinzuschauen, was sich eventuell als neue Gewohnheit eingeschlichen hat und was das mit der eigenen Produktivität gemacht hat (mehr Ruhe oder mehr Stress)? Nehmen Sie sich Zeit, Ihre aktuellen Methoden zu überprüfen und zu überlegen, welche Verbesserungen Sie vornehmen können. Mein Selbstreflektions-Fragebogen kann dabei helfen, Ihre Stärken und Schwächen zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen.
Best of Both Worlds?
Wenn es Ihnen dabei wie mir geht, landen Sie irgendwo zwischen analog und digital. Sie möchten nicht immer darüber nachdenken, welches Notizbuch Sie wo hintragen müssen oder in den Notizbüchern ewig blättern, bis Sie die Notizen zum Meeting XYZ gefunden haben, möchten aber nicht auf das echte Schreibgefühl mit Stift und Papier verzichten? Dann empfehle ich auf jeden Fall ein eInk Tablet.
Das Schreibgefühl ist prima (nicht wie beim normalen Tablet, wo der Stift rutscht und man die Hand so verrenken muss, um ja nicht mit dem Stift gleichzeitig mit der Hand den Bildschirm zu berühren…). Man kann die Notizen später am PC anschauen, sie dort auch abspeichern und sortieren. Handschriftliche Texte könnte man auch in Text umwandeln (was ich selten mache, weil ich bei meinen handschriftlichen Notizen oft visuelle Methoden verwende, die mir beim Wiederansehen der Notizen helfen, mich besser an alles zu erinnern).
Strukturierte Ablage ist der Schlüssel
Egal wie man die Notizen nimmt – ohne klare Ablage wird man die eigenen Notizen wahrscheinlich nicht mehr wiederfinden (oder nicht zu dem Zeitpunkt, in dem man sie aber bräuchte). Eine klare und konsistente (über alle Medien und Geräte hinweg) Struktur hilft, Notizen (oder auch Dokumente) schnell zu finden. Verwenden Sie aussagekräftige Namen und Kategorien, um Ihre Dateien zu organisieren. Das gilt für beide Fälle – Ordnernutzung wie auch eine logische Struktur mit Metadaten oder Tags.
Es ist wichtig, regelmäßig die eigenen Notizgewohnheiten zu überprüfen und anzupassen, um die Produktivität zu steigern und Stress zu reduzieren. Nutzen Sie dazu gerne meinen Selbstreflektions-Fragebogen zum Thema Notizen.