Schluss mit endlosen Meetings: So kommunizierst du effizient und zielgerichtet

Schluss mit endlosen Meetings: So kommunizierst du effizient und zielgerichtet

Ach, Meetings! Wer kennt das nicht? Diese endlosen Sitzungen, die sich wie Kaugummi ziehen und bei denen man sich fragt, ob sie jemals ein Ende finden. Man sitzt da, hört sich die immer gleichen Diskussionen an und fragt sich, warum man überhaupt hier ist. Und dann, nach zwei Stunden, verlässt man das Meeting und hat das Gefühl, dass nichts wirklich erreicht wurde. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Aber Moment mal! Bevor wir den Schuldigen im Meeting-Organisator suchen, sollten wir uns selbst an die Nase fassen. Ja, genau, auch wir als Teilnehmer tragen eine Mitschuld daran, dass Meetings ineffektiv und zeitraubend sind. In diesem Artikel möchte ich Ihnen als Coach einige Tipps und Hinweise geben, wie Sie als Teilnehmer zu effektiveren Meetings beitragen können:

1. Muss ich wirklich teilnehmen? Überlegen Sie, ob Ihre Anwesenheit wirklich erforderlich ist und welchen Beitrag Sie leisten können.
2. Vorbereitung ist das A und O: Lesen Sie die Agenda im Voraus und bereiten Sie sich auf die Themen vor.
3. Pünktlichkeit: Seien Sie pünktlich und respektieren Sie die Zeit der anderen Teilnehmer.
4. Technische Ausstattung: Stellen Sie sicher, dass Ihre technische Ausstattung funktioniert, um Unterbrechungen zu vermeiden.
5. Notizen machen: Halten Sie wichtige Punkte und Aufgaben schriftlich fest, um den Überblick zu behalten.
6. Verantwortung übernehmen: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Aufgaben und Deadlines einhalten.
7. …

Ja, diese allgemeinen Tipps sind wichtig und hilfreich. Doch wie wir kommunizieren, spielt eine entscheidende Rolle. Deshalb möchte ich nun drei wesentliche Aspekte hervorheben, die Ihnen helfen können, Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern und damit die Effizienz Ihrer Meetings zu steigern.

Präsent sein und aktiv zuhören

Hören Sie aufmerksam zu und zeigen Sie, dass Sie die Beiträge der anderen wertschätzen. Seien Sie achtsam und fokussiert. Die Anzahl der Meetings nimmt im Laufe der Zeit zu, wenn die Gastgeber feststellen, dass trotz Besprechungen die Informationen nicht bei den Teilnehmern ankommen. Dies führt zu immer mehr Meetings und zusätzlicher Arbeit nebenbei, was letztlich zu einem Teufelskreis wird. Vermeiden Sie Ablenkungen wie das Checken von E-Mails oder Nachrichten während Meetings (Sie haben sich ja vorher genau überlegt, dass Sie hier teilnehmen möchten, s. o. Nr. 1) . Aktives Zuhören fördert eine konstruktive Diskussion und hilft, Missverständnisse zu vermeiden.

Klar und prägnant kommunizieren

Formulieren Sie Ihre Aussagen klar und prägnant. Vermeiden Sie lange Monologe und kommen Sie schnell auf den Punkt. Hier sind einige konkrete Tipps, wie Sie das machen können:

• Nutzen Sie Stichpunkte, um Ihre Gedanken zu strukturieren.
• Machen Sie sich ggf. Notizen, bevor Sie sprechen, um Ihre Gedanken zu ordnen.
• Fassen Sie Ihre Aussagen in ein bis zwei Sätzen zusammen.
• Stellen Sie gezielte Fragen, um Unklarheiten zu beseitigen und die Diskussion voranzutreiben.
• Führen Sie sich das Ziel des Meetings vor Augen, bevor Sie sprechen, um sicherzustellen, dass Ihre Beiträge relevant und zielgerichtet sind.
• Achten Sie darauf, dass Ihre Aussagen klar und verständlich sind, um Missverständnisse zu vermeiden.

Verantwortung übernehmen und proaktiv Feedback geben

Übernehmen Sie Verantwortung für die Qualität der Meetings und seien Sie proaktiv, wenn es darum geht, Feedback zu geben. Wir alle tragen zur Meetingkultur bei! Wenn Sie feststellen, dass bestimmte Aspekte des Meetings nicht gut funktionieren, sprechen Sie dies höflich und respektvoll an. Konstruktives Feedback hilft, die Qualität der Meetings kontinuierlich zu verbessern und sorgt dafür, dass zukünftige Meetings effizienter und produktiver werden.