Produktivität boosten durch Checkpoints

Wie regelmäßige „Checkpoints“ über den Tag zu mehr Fokus und Klarheit verhelfen.

Dieser Blog ist (nicht nur) für die Perfektionisten unter uns gewidmet:
Kennen Sie dieses Gefühl, welches Sie am Ende des Arbeitstages beschleicht, irgendwie Zeit verschwendet zu haben? Zu lange an einer Mail herumformuliert (so wichtig war diese gar nicht)? Zu lange im Netz zu Thema XY recherchiert (eigentlich war doch nach Quelle C klar, dass nichts Relevantes mehr kommt)? Zu lange am Look & Feel der PPT verbracht (das war der berühmte unnötige Goldrand…)? Und deswegen sind nun wirklich wichtige Dinge liegen geblieben… Schon wieder.

Eine Möglichkeit, dem Thema zu begegnen, ist…
…sich bewusst „Reflexions-Checkpoints“ über den Tag verteilt einzubauen. D.h. einzelne Zeitpunkte zu definieren, an die man sich durch Timer/ Kalender/ Smartwatch erinnern lässt und zu denen man kurz in sich geht und kritisch hinterfragt, was man gerade tut. Im Prinzip genau das zu denken, was man am Abend (wie o.g.) sowieso macht, nur, dass man im Gegensatz dazu tagsüber noch was ändern und gegensteuern kann.

Dazu gibt es zwei bekannte Methoden:

• Peter Bregman rät zur 18 Minuten-Regel: Am Morgen nimmt man sich 5 Minuten für die Tages-Einstimmung und am Ende des Tages 5 Minuten für die Reflexion. Und über den Tag stündlich je eine Minute für einen – wie ich ihn nenne – „Reflexions-Checkpoint“. Bei 8 Checkpoints kommt man dann insgesamt auf 18 Minuten.
• Auch die Pomodoro-Technik (von Francesco Cirillo) hilft beim Fokussieren. Bevor man mit einer Aufgabe startet, überlegt man sich genau, worauf man sich konzentrieren möchte, und idealerweise auch, was am Ende herauskommen soll. Dann setzt man sich einen Timer auf 25 Minuten und arbeitet ohne Unterbrechung und Ablenkungen, bis die Zeit um ist – dann folgen 5 Minuten Pause. Das kann man ab und zu machen, oder seinen gesamten (Arbeits-)Tag so strukturieren (zumindest die Zeiten, in denen man zeitlich selbstbestimmt arbeitet).
• Oder man verbindet die o.g. Methoden und baut sie so für sich um, dass es für den eigenen (Arbeits-)Alltag passend und hilfreich ist.

Bei mir persönlich sieht das so aus: 
Ich nutze eine (Old-School) Casio-Uhr, die stündlich piepst. Das reicht mir als Trigger für meinen stündlichen Reflexions-Checkpoint (aber nur im Home-Office, im Büro niemanden nerven!). Das hat meinen Fokus auf die wichtigen Dinge und damit meine Produktivität stark gesteigert. Und wenn besonders viel zu erledigen ist und mein Gehrin ständig von ToDo zu ToDo springt, um mich an alles Wichtige zu erinnern, helfen mir ein paar Pomodoro-Sprints: Ich stelle meinen „Time-Timer“ auf 25 Minuten. Das Wissen, dass ich mich jetzt einer bestimmten Aufgabe „nur“ 25 Minuten widme, beruhigt mein Gehirn und es lässt mich in Ruhe arbeiten. Doch in „nur“ 25 Minuten lässt sich mit fokussierter Arbeit eine Menge erledigen!

Wenn Sie eine Methode finden möchten, die genau zu Ihren Bedürfnissen und in Ihren ganz speziellen Alltag passt, kontaktieren Sie mich gerne zu einem kostenlosen und unverbindlichen Kennenlerngespräch.