Das Problem
Wir alle kennen das Gefühl von Druck, wenn unsere To-Do-Liste immer länger wird und wichtige Aufgaben auf uns warten. Aber warum fällt es uns so schwer, Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden? Unser Gehirn schlägt uns ein Schnippchen, weil wir alles unmittelbar Bevorstehende konkreter fühlen und sehen als das, was noch lang hinhat, während wichtige, aber noch weit entfernte Aufgaben kein solches Gefühl auslösen. Darum fühlt sich das Umfrageformular, das heute Deadline hat „aktivierender“ an als der Businessplan der in 4 Wochen abzugeben ist. Hinzu kommt, dass unser Gehirn die gleiche Dopaminausschüttung auslöst, unabhängig davon, ob wir eine wichtige oder unwichtige Aufgabe erledigen.
Die Lösung
Dwight D. Eisenhower sagte schon „Was wichtig ist, ist selten dringlich und was dringlich ist, ist selten wichtig.“ Überhaupt mal bewusst zu differenzieren was wiklich wichtig ist und was sich nur wichtig (weil dringend) anfühlt hilft schon mal weiter. Stephen R. Covey weist darauf hin, dass wichtige Dinge, die wir jetzt nicht in Angriff nehmen, irgendwann dringend werden und dann unter Zeitdruck und Stress erledigt werden müssen. Und das beeinträchtigt dann Qualität und Kreativität und lässt uns mit einem Gefühl zurück, nicht gestalten, sondern nur reagieren zu können. Der Rat klingt einfach: sich immer wieder, möglichst täglich Zeit für das Wichtige und noch nicht Dringliche zu nehmen und proaktiv zu gestalten. Theoretisch klar, doch wie setzt man das nun um? Diese Denkweise kann man einüben:
- Tagsüber immer wieder überprüfen, ob das, was man gerade tut, „nur“ dringlich oder auch wichtig ist und ob man es tun oder lieber lassen sollte,
- bei der Tagesplanung versuchen, Platz für das Wichtigste zu schaffen – und wenn es nur 15 Minuten sind, in denen man über das wichtige Budget nachdenkt,
- bei der Wochenplanung Blöcke für qualitative Arbeit an wichtigen Themen freizuschaufeln,
- vor der Zusage einer neuen Aufgabe oder einer Gefallelligkeit nachdenken, was dafür an wichtigen Themen runterfallen oder vernachlässigt wird – und auch mal nein sagen.
Die Starthilfe
Diese Vorgehensweise erfordert ein gewisses Maß an logischem und strategischem Vorgehen, welches durch Wiederholung und Übung gestärkt werden kann. Um den Einstieg zu erleichtern, empfhele ich eine visuelle Hilfe wie z.B. die angebotene Postkarte, um das Thema besser zu verinnerlichen und zur Gewohnheit zu machen.
“Der Unterschied zwischen erfolgreichen Menschen und sehr erfolgreichen Menschen besteht darin, dass sehr erfolgreiche Menschen zu fast allem Nein sagen” – Warren Buffett.
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